A tendência é global. Um relatório da McKinsey aponta que até 60% das tarefas executadas em áreas de backoffice já podem ser automatizadas com tecnologias disponíveis atualmente, representando um potencial de redução de custos de até 30%.
No Brasil, esse movimento ganha tração à medida que empresas buscam escalar suas operações sem ampliar proporcionalmente suas equipes. Nesse contexto, a terceirização especializada – ou BPO (Business Process Outsourcing) surge como uma estratégia eficaz para manter a performance e a continuidade dos serviços, agora com ganhos exponenciais de produtividade.
Foi exatamente esse o salto alcançado por uma companhia finaceira que terceirizou seu processo de conciliação de cartões com a Montanari Tecnologia. Antes conduzida de forma totalmente manual por um time de 29 pessoas, a operação foi reestruturada e passou a ser executada com apenas dois colaboradores.
O número de transações mensais saltou de 3.528 para 22.500 – um avanço superior a 500% na capacidade de processamento e um aumento de 78% na produtividade individual.
Crescimento com redução de equipe
“Era uma operação complexa, com dezenas de profissionais que coletavam manualmente informações junto a agências de turismo e processavam faturas enviadas por um banco.
Reestruturamos todo o fluxo, redesenhamos o processo com base em boas práticas e aplicamos automações com robôs, sistemas integrados por e-mail e WhatsApp. Hoje, temos apenas duas pessoas acompanhando os fluxos, que são quase totalmente automatizados”, explica Fábio Montanari, CEO da Montanari Tecnologia.
Segundo ele, a virada se deu ao entender que a automação só funciona plenamente quando precedida por redesenho de processos. “É preciso padronizar e qualificar antes de aplicar tecnologia. A automação potencializa o que já está bem estruturado.”
Reestruturação e automação de processos
Além da redução drástica de equipe e do salto operacional, o projeto trouxe ganhos qualitativos: menos erros, dashboards em tempo real, rastreabilidade total das etapas e liberação da força de trabalho para tarefas mais estratégicas.
Outro case emblemático da empresa envolveu uma das maiores operadoras de turismo corporativo do país. Ali, o desafio era a lentidão no ciclo de faturamento: a conciliação de despesas com serviços como hotelaria levava até 20 dias, comprometendo o fluxo de caixa da companhia. Com a reestruturação e automação lideradas pela Montanari, esse prazo caiu para apenas 2,5 dias.
“O processo envolvia múltiplas validações documentais entre fornecedores e clientes corporativos. Era preciso integrar a documentação do hotel, os pedidos aprovados pelas empresas, faturas e comprovantes. Reduzimos o prazo de cobrança em quase 90%, o que impacta diretamente o capital de giro e a saúde financeira da operação”, destaca Montanari.
BPO como modelo estratégico
Nos dois casos, a Montanari atuou de ponta a ponta: mapeou processos, redesenhou fluxos, aplicou automações e assumiu a operação no modelo BPO, com monitoramento constante e uso de infraestrutura sob demanda (IaaS).
A atuação combinou tecnologias como RPA (Robotic Process Automation), portais de dados integrados e painéis de desempenho acessíveis remotamente, oferecendo total visibilidade à gestão contratante.
Os resultados reforçam a tese de que o backoffice – historicamente visto como um setor de apoio – se torna uma alavanca estratégica para empresas que desejam crescer com inteligência. “Em um cenário cada vez mais orientado por dados, agilidade e precisão, a automação inteligente deixou de ser promessa para se tornar ativo competitivo”, encerra Fabio.
