Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas atualmente é desenvolver uma proposta comercial boa o suficiente para transformar prospects em clientes.
Decerto, elaborar este documento demanda atenção e estratégia. Porém, com as dicas certas, é possível criar um que gere boas negociações.
O que se pode adiantar é que a construção de boas propostas comerciais é uma arte, e a perfeição certamente vem com a prática. No entanto, é possível se preparar bem ao conhecer mais sobre esse documento.
O que é uma proposta comercial?
Esse documento funciona como uma carta de intenção da empresa para o cliente com quem deseja negociar, apresentando seus produtos e serviços. Essa oferta demonstra a postura proativa de uma companhia que corre atrás do potencial consumidor para fechar as suas metas de vendas.
Ainda que ela seja enviada após o fechamento da venda, o contrato ainda não foi assinado. Sendo assim, é por meio dela que são acertados todos os detalhes da solução proposta.
Portanto, a proposta comercial é um documento que traz informações detalhadas sobre os valores de produtos ou serviços pelo qual o cliente demonstrou interesse e solicitou um orçamento para a empresa.
Além disso, pode conter informações extras como:
- prazo de validade;
- dados gerais sobre a empresa;
- termo que promova a confiabilidade do documento, garantindo que ele não será divulgado para outras pessoas que não as autorizadas pelo cliente;
- informações acerca de negociações realizadas entre a empresa vendedora e os clientes, como a redução de preços para a contratação de serviços por um determinado período. Ou ainda a concessão de descontos para compras acima de determinado valor, ou um combo de serviços, por exemplo.
Objetivo da proposta comercial
Sem dúvida, o principal objetivo de uma proposta comercial é garantir que o cliente opte por contratar a sua empresa dentre outras alternativas. Para isso, esse documento define o que é o seu serviço ou produto, circunstâncias gerais, características, entre outras informações.
Afinal, uma proposta comercial é como uma apresentação formal de sua empresa, demonstrando exatamente o que você faz e sanando todas as dúvidas do cliente.
Quem faz a proposta comercial?
Normalmente, os responsáveis por criar esse documento são os próprios vendedores que entram em contato com os potenciais compradores. Isso porque são eles que negociam a venda dos produtos ou serviços da empresa.
Entretanto, outros profissionais também podem elaborar este tipo de documento levando em consideração detalhes como o tom de voz e as principais informações necessárias. E é exatamente por isso que a padronização da proposta comercial é essencial para a identificação do seu negócio enquanto uma marca de referência.
Por que padronizar a proposta comercial?
Formular propostas comercias de maneira errada sem dúvida é uma forma comum de perder leads e oportunidades.
Com o intuito de poupar tempo, os colaboradores do setor comercial acabam por utilizar-se de propostas comerciais enviadas anteriormente para outro cliente. Nesse caso, eles substituem todas as informações do documento para que ele se adapte ao novo negócio.
Não é errado querer agilizar o processo, é preciso, de fato, focar na produtividade e eficiência. Contudo, essa não é a maneira correta de potencializar essa atividade, podendo incorrer em erros fatais para o fechamento do negócio.
Certamente, ao substituir as informações, certos erros podem passar despercebidos, mantendo no documento alguns números, imagens e informações referentes à primeira empresa. O gestor da empresa pode desconfiar que você não tem competência para realizar negócios com ele, pois não dá conta de redigir um simples documento.
A melhor maneira de otimizar o tempo e melhorar o processo de criação de propostas comerciais é por meio de uma padronização. Dessa maneira, será possível usar modelos prontos que possam ser reutilizáveis, sem o risco de manter informações errôneas.
7 passos para elaborar a sua proposta comercial
É preciso reunir todos os dados que são comuns às propostas, independentemente de para qual cliente se está enviando o documento. Com isso, você garante o mínimo trabalho ao personalizar a proposta no momento de sua elaboração.
1- Introdução
A introdução faz parte de todas as propostas comerciais e deve ser personalizada de acordo com o cliente. Contudo, alguns dados devem constar sempre neste tópico:
- quem: o responsável direto por aquela proposta e que será a ponte entre a empresa e o cliente para a resolução de qualquer problema que possa surgir;
- onde: em que local será desenvolvido o serviço ou entregue o produto e como será realizada essa logística;
- como: de que maneira será implantada a solução proposta por sua empresa ao cliente, quais serão os riscos evitados e benefícios ao comprador, por exemplo;
- por quê: qual a razão levou sua equipe comercial a propor essa solução, e não qualquer outra alternativa presente; qual o diferencial dessa proposta.
2- Impostos
Ao falar de valores dentro de uma proposta comercial, é fundamental deixar claro para o cliente os custos que investidos para concretizar o negócio. Por exemplo: o que são os impostos e o que é investimento.
Isso para que o comprador possa controlar exatamente o que sai de seu bolso e o real valor investido para adquirir a solução contratada.
3- Prazo de validade da proposta
Uma proposta não pode durar para sempre. Geralmente, o time de vendas realiza um grande esforço para propor determinados valores conseguidos por meio de negociação com fornecedores, mas eles não são eternos.
Em algum momento, a equipe não poderá mais segurar aquela proposta e, caso o cliente ainda tenha interesse no negócio, deverá se criar outra. Por isso, é essencial esclarecer para o comprador que o documento tem uma determinada validade para sua aceitação.
4- Prazo de validade dos produtos/serviços
Pode ser que a empresa forneça produtos perecíveis ou conte com uma prestação de serviços por tempo determinado. O cliente precisa saber de tal situação para evitar inconvenientes.
Quando um cliente quer fazer um estoque de produtos para usar nos meses seguintes com vencimento próximo, por exemplo, ele precisa estar ciente da data. Se não for, esse tipo de situação pode desgastar a relação entre o cliente e a empresa. Além disso, pode também prejudicar a imagem da companhia no mercado, já que o comprador pode tornar o caso público.
5- Separação clara de valores
A organização correta de todos os valores deve ser realizada com o maior cuidado e fazer parte do padrão de proposta comercial da empresa. Isso porque números desorganizados podem passar uma má impressão.
Valores desordenados acarretam incompreensão, que pode gerar uma certa desconfiança por parte do comprador quanto à honestidade de sua empresa em relação à cobrança.
6- Demonstração de produtos e serviços
Outro ponto essencial é a demonstração das características e especificidades dos produtos e serviços comercializados.
Dessa forma, é possível deixar claro para o cliente o que ele está adquirindo, evitando que o comprador busque por funcionalidades inexistentes. Isso porque frustrações fazem com que os clientes sintam-se enganados.
7- Cronograma
Os prazos são de suma importância dentro de uma proposta comercial. Afinal, o cliente deseja saber quando poderá ser entregue determinado produto ou a data de implantação da solução demandada.
Essa informação garante o serviço ao cliente e ressalva as atividades da empresa. Isso porque, com um cronograma claro, a companhia evita que o cliente exija antecipação de qualquer etapa do negócio.
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