Os aluguéis comerciais no Brasil tiveram a sua maior alta em uma década em 2024 – impulsionado pelas empresas que têm retornado com suas operações na modalidade presencial. O índice FipeZAP, que monitora o custo de salas comerciais de até 200m2 em 11 grandes cidades, registrou um aumento de 8% nos aluguéis – o que supera a inflação oficial do ano passado, que foi de 4,83%.
“O problema é que nos anos subsequentes à pandemia várias empresas reduziram drasticamente seu espaço físico. Voltar à operação presencial significa que as empresas precisarão realocar as pessoas sem redimensionar o espaço de maneira significativa, já que uma renegociação no preço do aluguel neste momento pode levar a um aumento expressivo”, pondera Inon Neves, vice-presidente da Access. “A saída fica por conta da otimização do espaço existente, o que pode significar desde uma mudança de layout interno até a realocação de documentos físicos entre as duas principais soluções”, explica.
A demanda repentina por espaços comerciais maiores ou mais bem localizados pressionou os preços dos imóveis, criando um ciclo de alta que não deve se estabilizar tão cedo. Além disso, a busca por imóveis que atendam às novas exigências de segurança e bem-estar dos funcionários, como áreas de circulação mais amplas, sistemas de ventilação aprimorados e facilidades de acesso, contribuiu para a escassez de ofertas e, consequentemente, para o aumento dos preços.
Soluções para a falta de espaço
De acordo com a AIIM -Association for Information and Image Management, entre 10% e 30% do espaço de um escritório pode estar ocupado por armazenamento de documentos físicos.
“Nesse contexto, temos visto que muitas empresas adotam como alternativa a terceirização da guarda de documentos. Historicamente, Historicamente, muitas empresas mantinham grandes arquivos físicos em seus escritórios – e, embora uma parte desses arquivos tenha sido digitalizada ou terceirizada após a pandemia, muitas organizações ainda mantêm esse arquivo físico. A busca por esses serviços continua sendo uma das principais”, pontua Neves.
Empresas especializadas em gestão documental oferecem serviços robustos de digitalização, armazenamento e gerenciamento de documentos, garantindo segurança, acessibilidade e conformidade com regulamentações locais e internacionais.
“Além de liberar espaço físico nos escritórios, a terceirização da guarda de documentos proporciona uma série de benefícios adicionais, como a redução de custos com manutenção de arquivos, aumento da eficiência no acesso e compartilhamento de informações, e mitigação de riscos relacionados a perdas ou danos de documentos físicos”, explica o executivo.
“Esses números são particularmente relevantes quando consideramos o impacto financeiro do aumento dos aluguéis. Ao liberar espaço anteriormente destinado a arquivos físicos, as empresas podem reduzir a necessidade de áreas maiores, optando por escritórios mais compactos e, consequentemente, mais econômicos”, afirma.
Benefícios da terceirização
Ainda segundo Neves, além dos benefícios financeiros diretos, a terceirização da guarda de documentos contribui para a melhoria dos processos internos. O serviço de guarda pode também incluir a digitalização do acervo, permitindo que todos os documentos fiquem organizados e acessíveis via sistemas na nuvem, com a segurança necessária.
“Outro ponto importante a ser considerado é a conformidade normativa. Muitas empresas enfrentam desafios para manter-se em conformidade com as regulamentações de armazenamento e proteção de dados, especialmente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Um fornecedor está preparado para garantir que todos os requisitos legais sejam cumpridos, reduzindo o risco de penalidades e danos à reputação. A terceirização da guarda de documentos tem melhor custo-benefício e traz mais vantagem operacional que o aumento do espaço físico”, finaliza o executivo.
