Você sabe o que é backoffice? É o setor responsável por cuidar de todos os processos de retaguarda administrativa de uma organização. Assim, é ele quem oferece suporte às atividades mais complexas e visualizadas pelo público.
Seus procedimentos são essenciais para os processos internos, que refletem na lucratividade da empresa e na satisfação do cliente.
Para isso, contar com um planejamento estratégico faz total diferença na hora de organizar suas atividades.
Dessa forma, para garantir maior operacionalidade do seu negócio, é importante então que você entenda o que é backoffice e qual a sua importância nas organizações.
Afinal, o que é backoffice?
O Backoffice pode ser traduzido para o português como “retaguarda”.
Trata-se, portanto, de um segmento/conjunto de tarefas responsável por cuidar de pontos de gestão e financeiros da companhia. São atividades que não são visualizadas pelos clientes.
Porém, mesmo que nos bastidores, são fundamentais para garantir o bom funcionamento das operações produtivas, de vendas e de outras áreas.
O backoffice impacta diretamente na satisfação do consumidor e no desempenho eficaz da organização.
Esse conceito é oposto ao “front office”, que são os colaboradores na linha de frente e que têm contato direto com o cliente final.
Na retaguarda, não somente a equipe de vendas e pós-vendas é inserida, mas também o pessoal de produção e estoque. Esses são os profissionais que trabalham para que o produto chegue às mãos do consumidor.
As atividades que fazem parte do backoffice são:
- Administrativas;
- Financeiras, contabilidade e controladoria;
- TI;
- Marketing;
- RH;
- Jurídicas, entre outras.
Qual sua importância para os negócios?
Sabendo o que é backoffice, os profissionais envolvidos desempenham o papel de identificação de problemas e criação de soluções. Isso acontece antes que a falha no processo seja capaz de impactar na experiência de compra do consumidor.
A partir dessa identificação é fundamental criar um plano de ação. O backoffice faz parte da administração interna da organização e toma para si a obrigação de realizar tudo que acontece, mesmo quando algo sair fora do previsto.
É necessário compreender que a gestão de custos, para ser feita uma melhoria de processos, deve contemplar a diminuição de custos. Além disso, precisa também observar a definição de objetivos, acompanhamento de resultados e análise de informações.
Com isso, o backoffice é um processo importante nos negócios. Isso, tanto para quem atua no varejo físico, no e-commerce, quanto no setor industrial.
Como é o funcionamento do backoffice?
Na prática, será preciso ter uma visão global do negócio. A partir disso, basta trabalhar nos processos que tenham contato com todas as fases da cadeia de valor.
Isso pelo fato de que uma simples venda de produtos engloba a produção dessa mercadoria, a contratação de pessoas, sua divulgação, pesquisa, contratos, entre outros. E o backoffice precisa oferecer suporte a todas elas.
Assim, para garantir a melhor eficiência nesses processos, estipular uma padronização para mitigar erros e atrasos, o ideal é que o backoffice seja automatizado.
O que é backoffice automatizado?
É muito mais fácil alcançar seus objetivos quando o trabalho do backoffice é automatizado. Um Sistema de gestão é capaz de integrar em um mesmo ambiente todos os processos presentes na cadeia.
O backoffice vai contar com todas as informações ligadas ao funcionamento da organização em um local na nuvem. Além disso, você saberá quais são os profissionais responsáveis por cada atividade.
Também vai entender como está o andamento das tarefas, em quanto tempo elas são finalizadas, o que deve ser feito para otimizar a qualidade da entrega e a satisfação do consumidor.
Entretanto, antes de tudo, importante conhecer o que é backoffice automatizado e como ele pode ser vantajoso para seu negócio.
Diminuição de falhas
Ao automatizar as tarefas, fica então mais simples antecipar falhas antes mesmo que elas aconteçam. Isso, inclusive, abre portas para uma melhoria constante – com objetivo na otimização contínua.
Eliminação de burocracias
Do mesmo modo, as atividades intrínsecas ao backoffice presumem notas fiscais, documentos, contratos, relatórios, entre outros. Ou seja, tudo aquilo que se torna imprescindível ao desenvolvimento do negócio.
Com a automatização, é possível realizar toda a gestão desses documentos por meio do sistema.
Logo, isso diminui a perda de tempo para repassar informações tributárias, uso excessivo de papéis, falhas no decorrer do transporte de documentos etc.
Reunião entre sistemas
Em vez de a organização contar com vários sistemas corporativos, que atendem a certas áreas, o backoffice automatizado é capaz de acompanhar todos os processos em um mesmo ambiente.
E com uma solução digital, que integra vários sistemas, é possível então reunir todas as informações em apenas um sistema.
informações em tempo real
A automatização também possibilita realizar o controle das informações geradas pelos processos em tempo real. E isso, levando em conta a dinâmica atual do mercado, é muito valioso para a vantagem competitiva.
Se um consumidor, por exemplo, realizar uma devolução de mercadoria, isso impactará todo o ciclo. Ou seja, vai envolver o setor de estoque e financeiro.
Inclusive, pode gerar reclamações online, processos judiciais e toda uma série de consequências.
Assim, contando com informações em tempo real, o setor de pós-vendas pode ser acionado para tentar uma nova venda.
Ademais, será mais fácil compreender o motivo da devolução e, assim, tentar conquistar rapidamente o cliente.
Sendo assim, buscar por uma coerência e união no objetivo das áreas que fazem parte do backoffice é fundamental para garantir um discurso alinhado com a missão e valores da companhia.
Com isso ainda, é importante estabelecer um diálogo entre marca e clientes. Sendo assim, sabendo o que é backoffice e quais suas aplicações, fica mais fácil inserir essa ferramenta tão importante em sua empresa.
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