Montar um escritório é uma etapa importante para empresas em expansão, mas o investimento necessário vai muito além do valor do aluguel. O custo total depende do tamanho da operação, do padrão do imóvel, da localização e do modelo escolhido para estruturar o espaço.
Entre os principais gastos estão projeto arquitetônico, obras, mobiliário, equipamentos, infraestrutura de Tecnologia, climatização, condomínio, IPTU, internet e manutenção.
Levantamento da consultoria Cushman & Wakefield aponta que os custos de implantação (fit-out) de escritórios corporativos podem variar significativamente conforme o padrão do empreendimento, chegando a milhares de reais por metro quadrado em projetos de alto padrão. Dependendo do tamanho e da complexidade da estrutura, o investimento inicial pode chegar a centenas de milhares ou milhões de reais.
Além da implantação, as empresas precisam considerar o capital de giro necessário para manter as despesas recorrentes durante os primeiros meses de funcionamento.
Custo de implantação
Segundo Nikolas Matarangas, CEO da Be In, um dos principais erros cometidos por empresas é considerar apenas o aluguel no planejamento financeiro.
“Muitas empresas começam o planejamento olhando apenas para o aluguel, mas a implantação representa uma parcela muito significativa do investimento. Quando entram obra, mobiliário, infraestrutura, tecnologia e operação, o valor pode ser muito maior do que o empresário imaginava.”
O custo também varia conforme as características do escritório. Uma operação pequena, com estrutura básica, pode exigir um investimento bastante diferente de uma sede corporativa de alto padrão.
Por isso, antes de iniciar uma implantação, especialistas recomendam calcular o custo total do projeto e não apenas as despesas relacionadas à ocupação do imóvel.
Modelos para reduzir o investimento inicial
Diante dos custos de implantação, algumas empresas passaram a buscar modelos que diminuam o desembolso inicial. Uma das alternativas consiste em distribuir os custos de estruturação ao longo do contrato de ocupação, em vez de concentrar os investimentos no início da operação.
Nesse formato, despesas relacionadas a projeto, obra, mobiliário, manutenção e outros serviços podem ser incorporadas ao contrato e transformadas em pagamentos recorrentes.
“Hoje já existem soluções que transformam esse investimento inicial em uma despesa operacional. A empresa não precisa imobilizar capital em obra, mobiliário e infraestrutura”, explica Matarangas.
A modalidade pode ser especialmente relevante para empresas em expansão, que precisam preservar recursos para contratação de profissionais, desenvolvimento de produtos, tecnologia e outras áreas consideradas estratégicas.
Previsibilidade financeira
A busca por maior previsibilidade também influencia as decisões de empresas na hora de estruturar novos espaços. Relatório CFO Agenda 2025, da Deloitte, aponta a preservação de caixa e a flexibilidade financeira como prioridades entre executivos responsáveis pelas finanças corporativas.
Ao concentrar diferentes despesas em um único contrato, a empresa pode simplificar parte da gestão financeira e reduzir a exposição a custos inesperados durante a implantação.
Isso não significa, porém, que um modelo com pagamentos mensais seja necessariamente mais barato. A decisão depende das condições contratuais, do prazo de ocupação, dos serviços incluídos e do custo total ao longo do período.
Planejamento deve considerar o custo total
Para empresas que pretendem abrir ou ampliar um escritório, o planejamento financeiro deve considerar tanto o investimento inicial quanto as despesas de manutenção da estrutura.
O tamanho da equipe, a quantidade de estações de trabalho, a necessidade de salas de reunião, equipamentos tecnológicos e o padrão de acabamento estão entre os fatores que podem alterar significativamente o orçamento.
“O capital necessário varia conforme o tamanho da operação, o padrão do imóvel e as necessidades da empresa. O mais importante é que o empresário faça esse planejamento olhando para o custo total do projeto e não apenas para o aluguel”, afirma Matarangas.
Com a expansão de modelos flexíveis de ocupação, a decisão passa a envolver não apenas quanto custa montar um escritório, mas também qual formato permite equilibrar estrutura, previsibilidade de despesas e preservação do capital da empresa.
