A implementação da Reforma Tributária começa a expor fragilidades nos processos internos de empresas brasileiras, especialmente nas áreas fiscal, financeira e de gestão de fornecedores. A necessidade de adaptação às novas regras aumenta o risco de interrupções no faturamento, retrabalho, perda de créditos tributários e problemas relacionados a pagamentos.
De acordo com o capítulo sobre Reforma Tributária do Panorama do Contas a Pagar, estudo da Qive, no primeiro trimestre de 2026, 78,5% das notas fiscais eletrônicas de mercadorias analisadas em operações de organizações obrigadas já apresentavam preenchimento completo dos novos campos de IBS e CBS.
Entre os documentos de serviços, porém, o índice de preenchimento completo foi de apenas 16,3%. O levantamento analisou mais de 104 milhões de documentos fiscais, sendo 60,1 milhões de NF-es e 44,3 milhões de NFS-es.
A diferença mostra que a adaptação ocorre em velocidades distintas de acordo com o tipo de documento e a estrutura utilizada pelas empresas.
Impactos vão além da emissão de notas
A falta de adequação pode provocar efeitos imediatos na operação. Documentos emitidos de maneira incorreta podem ser rejeitados, comprometendo o faturamento, atrasando processos e aumentando o trabalho necessário para corrigir informações.
Com o avanço da transição para o novo sistema tributário, a qualidade dos dados também ganha importância para a apropriação de créditos e para o cumprimento das obrigações fiscais.
Para Erika Daguani, CPO e CHRO da Qive, a Reforma Tributária deve ser encarada como uma mudança de infraestrutura e não apenas como uma alteração na forma de recolher impostos.
Segundo a executiva, grandes empresas tendem a pressionar fornecedores e parceiros comerciais a se adequarem às novas exigências para reduzir riscos em toda a cadeia.
Backoffice fragmentado aumenta vulnerabilidades
Os problemas relacionados à Reforma Tributária se somam a outras fragilidades presentes nos processos de contas a pagar. Entre elas estão inconsistências cadastrais, falhas na conferência de documentos e dificuldades para relacionar pedidos de compra, notas fiscais e pagamentos.
O levantamento da Qive identificou mais de 11 mil boletos, emitidos por quase 900 emissores diferentes, vinculados a CNPJs que não constavam na base da Receita Federal no momento da análise. Os documentos representavam aproximadamente R$ 69,5 milhões.
O dado não significa necessariamente que todos os documentos fossem fraudulentos, mas evidencia uma vulnerabilidade na relação entre informações fiscais e financeiras.
A identificação tardia dessas inconsistências pode provocar atrasos, retrabalho e dificuldades na escrituração contábil, além de comprometer a relação comercial entre empresas e fornecedores.
Varejo e indústria concentram exposição
A extensão das cadeias de fornecedores também aumenta a complexidade do problema em determinados segmentos.
Segundo o estudo, somente em 2025, empresas dos setores de varejo e indústria receberam cerca de R$ 50 milhões em cobranças por boletos cuja origem não constava na base da Receita Federal.
O volume está relacionado, entre outros fatores, à quantidade de fornecedores, ao número de transações e à complexidade das operações desses setores.
Para a Qive, a existência de diferentes sistemas e processos desconectados pode dificultar a identificação antecipada de inconsistências.
Processos manuais aumentam risco de erros
A conferência de documentos ainda depende, em muitas empresas, de atividades manuais, troca de e-mails, planilhas e consultas em diferentes módulos de sistemas de gestão.
Esse modelo pode criar uma divisão entre os departamentos de Compras, Fiscal e Financeiro, dificultando uma visão integrada do processo.
Quando uma inconsistência entre um pedido de compra e uma nota fiscal é identificada somente no momento do pagamento, a empresa pode precisar interromper o fluxo, solicitar correções e refazer etapas que poderiam ter sido verificadas anteriormente.
Além disso, falhas no processo podem resultar na perda de descontos oferecidos para pagamentos antecipados ou gerar custos adicionais relacionados à correção de documentos.
Reforma pode acelerar revisão dos processos
Para Erika Daguani, a transição tributária pode representar uma oportunidade para as empresas identificarem e corrigirem fragilidades que já existem em seus backoffices.
A adequação exige não apenas atualização de sistemas, mas também revisão de processos, integração entre áreas e maior controle sobre as informações fornecidas por parceiros comerciais.
Nesse cenário, a gestão de fornecedores passa a ter importância estratégica. Empresas que dependem de processos manuais e informações espalhadas em diferentes sistemas ficam mais expostas a erros justamente em um momento em que a precisão dos dados fiscais ganha peso.
A avaliação da Qive é que inadequação tributária e exposição a fraudes são problemas distintos, mas podem ser agravados pela mesma fragilidade estrutural: um backoffice fragmentado e com controles tardios.
Com a transição para o novo modelo tributário, a necessidade de revisar esses processos tende a aumentar. Para as empresas, o desafio será transformar a adaptação à Reforma Tributária em uma oportunidade para melhorar controles, integrar informações e reduzir perdas antes que falhas operacionais se convertam em custos financeiros.
