Dá-se o nome de controle de processos a uma série de boas práticas que devem ser levadas em consideração por empresas de todos os tamanhos.
Em resumo, entenda que é o controle de processos que estabelece o bom funcionamento de todos os setores de determinado negócio.
Ao longo dos próximos tópicos existem mais informações que vão ajudar a esclarecer esse assunto.
O que é controle de processos?
Como dissemos no início do artigo, o controle de processos é, em resumo, um grupo de boas práticas empresariais.
Entretanto, de forma mais detalhada, podemos dizer que esse conjunto se divide nestas principais demandas:
- Análise e monitoramento de dados e fluxogramas de trabalho;
- Mensuração de processos organizacionais diversos e em todos os setores da empresa;
- Análise de resultados passados e de feedbacks recebidos;
- Padronização e organização de documentos e comandos para melhorar os processos da empresa.
É claro que controlar processos dentro de uma empresa pode apresentar várias nuances diferentes, mas esses pontos que citamos dão uma boa noção dos principais pontos que podem ser observados na maioria dos casos.
Quais são as funções do controle de processos utilizado nas empresas?
Com base nos passos comuns a todo programa de controle de processos, que apresentamos anteriormente, é possível dizer que a principal função dessa prática é melhorar a organização interna da empresa.
Isso porque, se os passos forem seguidos corretamente, a empresa entrará em um clima de conformidade em todos os seus aspectos.
Esse resultado pode melhorar desde a produtividade e os resultados, até o bem-estar dos funcionários da organização que venha a adotar o controle de processos.
Qual a importância de fazer controle de processos?
Se você tem uma empresa, saiba que é importante fazer o controle dos processos que ocorrem nela pelo simples fato de que, sem isso, ela entrará em desorganização.
Sem o devido controle organizacional da sua empresa, ela pode perder a capacidade até mesmo de oferecer os produtos ou serviços ao seu público-alvo mais básico.
Portanto, o controle de processos deve ser tido como um otimizador dentro da empresa, um instrumento de identificação de ruídos e resolução de problemas que possam prejudicar o negócio.
Afinal, como todos sabemos, dentro de uma empresa podem surgir diversas situações desafiadoras.
Principais vantagens do controle de processos para o negócio
Como não poderia deixar de ser, a aplicação do controle de processos pode trazer diversos benefícios à sua empresa. Veja os principais na lista abaixo:
- A sua empresa pode se tornar mais eficiente, através do melhor uso do tempo disponível, ocasionado pela agilização dos processos internos.
- Haverá um aumento na produtividade, por uma série de fatores decorrentes da melhor organização da empresa.
- Os custos serão diminuídos, por causa da eliminação de retrabalho e perda de tempo na logística, por exemplo.
- Os seus funcionários se tornarão mais eficientes, produtivos e ágeis, por causa da padronização das tarefas e a clareza nos processos.
- Todos os entes envolvidos na organização irão experimentar um bem-estar geral.
4 passos para fazer controle de processos
Por fim, agora que você já sabe o que é, qual a importância e os benefícios que o controle de processos pode trazer para o seu negócio, veja como implementar essa prática lendo os tópicos abaixo!
1. Faça um mapeamento de todos os processos da sua empresa
O primeiro passo para fazer o controle de processos é entender como as coisas estão sendo feitas na empresa hoje em dia.
A partir disso, você poderá enxergar melhor o que precisa ser mantido, melhorado e removido de dentro do dia a dia do seu negócio.
Além disso, esse primeiro levantamento deve levar em consideração custos, números obtidos e o material humano disponível atualmente.
2. Defina quais serão os indicadores de desempenho
Em seguida, você precisa lançar as bases das mudanças que ocorrerão na empresa, e essas bases são os indicadores de desempenho.
Esses indicadores nada mais são que parâmetros para a avaliação de funcionários, metas estabelecidas e todo tipo de regra que entrará em vigor a partir das reformas.
Em suma, você terá de criar um estatuto organizacional, por assim dizer, ou modificar algum que eventualmente já exista.
3. Faça o máximo de automatizações que conseguir
O terceiro passo no controle de processos é a automatização, ou automação da empresa como um todo.
Aqui, você deve promover a digitalização do máximo de coisas que acontecem dentro do seu negócio.
Se as pessoas fazem anotações em fichários e cadernos, por exemplo, você pode remanejar esses processos para programas de computador.
Nesse sentido, se o ponto de chegada e saída dos funcionários ainda é feito em anotações, isso pode ser automatizado com o uso de equipamentos próprios e assim sucessivamente.
4. Fique de olho nas atualizações necessárias
Por fim, depois que o controle de processos já estiver estabelecido na sua empresa, mantenha a sua mente voltada às atualizações desses processos, que são imprescindíveis.
Afinal de contas, as mudanças feitas hoje podem não ser mais válidas em um futuro próximo, o que irá demandar novas modificações.
Assim, podemos dizer que o controle de processos é uma prática que deve ser contínua e constante no ambiente organizacional.
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