A Cultura Inglesa, instituição com longa tradição no ensino de idiomas, enfrentava desafios no processo de comunicação interna e com seus stakeholders, especialmente após a expansão de suas unidades.
Buscando modernizar sua estrutura de comunicação e aumentar a eficiência operacional, a instituição firmou parceria com a empresa brasileira C&M Executive, especializada em soluções de telecomunicações.
A transição para uma plataforma de telefonia em nuvem representou um passo decisivo nesse processo, impactando positivamente a gestão e a comunicação da organização.
Desafios Antes da Implementação
Antes da mudança para a telefonia em nuvem, a Cultura Inglesa utilizava o VoIP, mas enfrentava algumas dificuldades operacionais. A integração das unidades de São Paulo e Rio de Janeiro gerava complexidade na gestão, com diferentes sistemas de telefonia em uso.
Na unidade do Rio de Janeiro, por exemplo, a gestão do PABX era realizada por um parceiro externo, o que limitava a autonomia da equipe de TI para realizar alterações e configurações. Qualquer modificação no sistema demandava a abertura de chamados e a intervenção do fornecedor, tornando o processo lento e burocrático.
A escolha pela C&M Executive, que já atuava em São Paulo, ocorreu após um processo de concorrência, e a empresa se destacou pela capacidade de fornecer maior autonomia no gerenciamento do sistema e uma solução de voz com boa relação custo-benefício.
Diogo Carvalhal, Coordenador de TI da Cultura Inglesa, destacou que a C&M se mostrou capaz de entender as necessidades específicas da instituição, oferecendo uma solução mais flexível e adaptada à realidade da organização.
Implementação e Migração
A implementação da solução de telefonia em nuvem envolveu a migração de todos os sistemas de telefonia para uma plataforma única, centralizando a comunicação entre as diversas unidades da Cultura Inglesa.
Apesar de alguns contratempos iniciais na migração das unidades do Rio de Janeiro, a C&M ofereceu suporte rápido e eficiente, garantindo uma transição tranquila.
Leandro Motta, COO da C&M Executive, ressaltou a importância dessa parceria, destacando que a unificação da telefonia em nuvem para uma instituição com ampla capilaridade como a Cultura Inglesa demonstra como a Tecnologia pode gerar eficiência, autonomia e redução de custos de forma consistente.
Benefícios da Solução Implementada
A migração para a telefonia em nuvem trouxe uma série de benefícios para a Cultura Inglesa, com impacto direto nos custos, na eficiência e na autonomia da equipe de TI.
Redução de Custos
A transição do sistema tradicional de telefonia para o VoIP trouxe uma redução significativa nos custos. Inicialmente, a migração resultou em uma redução de 50% nas despesas com telefonia. A unificação dos serviços com a C&M proporcionou mais uma diminuição de custos, somando ao todo uma economia de pelo menos 50% em comparação com os gastos anteriores.
Autonomia e Facilidade de Gestão
Com a nova plataforma, a equipe de TI ganhou autonomia para gerenciar o sistema de telefonia. Alterações, criação de novos ramais e configurações podem ser feitas sem a necessidade de intermediários, o que simplificou a manutenção e aumentou a eficiência da equipe. Além disso, a possibilidade de configuração remota dos dispositivos tornou o processo mais ágil.
Melhoria na Eficiência e Produtividade
A implementação da nova solução também resultou em melhorias significativas na eficiência da comunicação interna. A Cultura Inglesa passou a ter acesso a relatórios de chamadas detalhados e a uma URA (Unidade de Resposta Audível) centralizada, recursos que não estavam disponíveis no sistema anterior. A integração das unidades facilitou as transferências de chamadas entre as filiais, garantindo uma comunicação mais ágil e eficiente.
Integração Estratégica com Outras Ferramentas
A plataforma de telefonia em nuvem da C&M também possibilitou a integração com ferramentas essenciais, como o Campus Solution e o HubSpot, o que otimizou os processos de atendimento e relacionamento com clientes, além de melhorar o gerenciamento das interações.
Suporte Ágil e Qualificado
A Cultura Inglesa também destacou o suporte técnico da C&M como um diferencial importante. Diogo Carvalhal ressaltou que a equipe de suporte é ágil, transparente e sempre pronta para resolver qualquer problema de forma eficaz, proporcionando uma experiência positiva durante todo o processo.
Escalabilidade e Flexibilidade
A solução oferecida pela C&M se mostrou escalável, atendendo às necessidades de uma instituição com mais de 60 unidades e cerca de 1.200 ramais ativos. A plataforma também mostrou-se adequada para as 250 posições da Central de Atendimento, suportando os 1.500 funcionários da Cultura Inglesa com flexibilidade.
Perspectivas Futuras
A Cultura Inglesa está explorando o uso de funcionalidades de inteligência artificial para obter insights sobre as interações telefônicas. A implementação dessa tecnologia será realizada de forma estratégica, considerando as necessidades e percepções do cliente interno, com o objetivo de aprimorar ainda mais a comunicação e a eficiência operacional da instituição.
Com a transição para a telefonia em nuvem e os benefícios alcançados, a Cultura Inglesa se posiciona para enfrentar os desafios de um ambiente corporativo cada vez mais digitalizado, mantendo sua tradição de excelência no ensino de idiomas e melhorando continuamente a experiência de seus alunos e colaboradores.
