Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo, controlar despesas e otimizar recursos tornou-se prioridade. Entre os custos que mais impactam as operações, mas que frequentemente passam despercebidos, estão os relacionados a telecomunicações e Tecnologia da informação (TI), incluindo telefonia fixa e móvel, links de dados, serviços em nuvem, licenças de software, ERPs, HaaS, outsourcing de impressão e BPO.
O aumento do uso de Internet das Coisas (IoT), videoconferências e trabalho remoto ampliou a quantidade de dispositivos e serviços conectados, elevando o risco de gastos descontrolados e perda de itens de inventário. Para enfrentar esses desafios, empresas têm adotado o IT Expense Management (ITEM), metodologia que permite investir em inovação sem comprometer o controle financeiro.
Evolução do ITEM
O ITEM surgiu como evolução do Telecom Expense Management (TEM), criado nos Estados Unidos nas décadas de 1980 e 1990 para gerenciar custos de telecomunicações.
Com a digitalização e a complexidade da TI corporativa, tornou-se necessário controlar também software, hardware, nuvem e dispositivos. A metodologia envolve auditoria de faturas, captura automatizada de informações, gestão de contratos e monitoramento de recursos tecnológicos, consolidando-se como prática essencial para eficiência, previsibilidade e compliance.
“O ITEM vai muito além de cortar custos. É um processo estruturado de gestão de todas as despesas em TI e telecom, que inclui auditoria recorrente de faturas, controle de inventário e uso inteligente dos serviços”, explica Paulo Amorim, CEO da K2A Technology Solutions, empresa especializada em transformação digital e governança de TI.
Com recursos de análise em tempo real, inteligência artificial e integração com sistemas ERP, ITSM e CRM, o ITEM amplia seu impacto na estratégia corporativa.
Benefícios comprovados
Segundo o Gartner, até 80% das empresas enfrentam erros de cobrança em TI e telecom. O ITEM permite identificar e contestar esses valores, eliminando gastos indevidos e ajustando serviços à real demanda. Entre os ganhos estão:
- Redução de custos com licenças subutilizadas;
- Renegociação de contratos;
- Prevenção de cobranças indevidas;
- Otimização de recursos alinhada à demanda real;
- Melhoria na governança e compliance.
Além disso, a centralização das informações em uma única plataforma facilita a tomada de decisão, com relatórios precisos que orientam ajustes contínuos.
Um exemplo prático envolve uma grande rede varejista que implementou o ITEM. Após auditoria e renegociação de contratos, a empresa reduziu em 35% os gastos com softwares corporativos e serviços em nuvem no primeiro ano, sem comprometer a eficiência operacional.
Estudos da AOTMP indicam que empresas com práticas maduras de ITEM registram, em média, 28% de redução contínua nos custos de TI e telecom ao longo dos anos, além de ganhos em produtividade.
“Integrar inteligência artificial e machine learning permite prever picos de demanda, otimizar recursos e automatizar tarefas repetitivas, liberando equipes para funções estratégicas. O ITEM oferece economia, controle, previsibilidade e base para decisões corporativas”, conclui Amorim.
