Como fazer reuniões mais eficientes na sua empresa?

As reuniões fazem parte do dia a dia de uma empresa tanto quanto os setores da organização em si.

Afinal, é nas reuniões onde acontecem alinhamentos, definição de expectativas e metas, orientações gerais, etc.

Entretanto, com o advento da pandemia que assolou o mundo entre 2020 e 2022, quando as pessoas passaram bastante tempo trabalhando à distância, o caráter cansativo das reuniões laborais ficou evidente.

Com isso, para fazer reuniões mais eficientes e eliminar o tédio, você, que lidera uma empresa, precisa organizar melhor esses momentos.

5 dicas essenciais para fazer reuniões mais eficientes

Como dissemos no tópico anterior, reuniões mais eficientes requerem um planejamento melhor. Nos tópicos abaixo constam 5 dicas especiais nesse sentido.

Defina o local onde as reuniões ocorrerão

O primeiro passo para ter reuniões mais eficientes é definir o local onde elas ocorrerão, mesmo que as reuniões sejam à distância.

Isso porque o lugar da reunião interfere diretamente na atenção daqueles que estão participando do encontro formal.

Portanto, se as reuniões da sua empresa são presenciais, organize uma sala de reuniões aconchegante, com cadeiras confortáveis, ar condicionado e boa iluminação. Além disso, remova todo e qualquer objeto que possa servir como distração de dentro da sala.

Por outro lado, se as reuniões com os seus colaboradores são sempre virtuais, a dica é escolher uma plataforma estável, a fim de não ter problemas de conexão durante a reunião.

No caso de reuniões à distância, defina muito bem as regras a serem seguidas para que as distrações do home office não atrapalhem.

Defina um tempo de duração para as reuniões

Depois de definir bem o local das reuniões, você deve estipular horários máximos de duração para cada encontro. Isso parece ser um pouco óbvio, mas alguns líderes não fazem.

Definir um tempo de duração para cada reunião aumentará o foco dos participantes, que não terão mais aquela angústia de não saber que horas o encontro irá terminar.

Esse detalhe torna-se ainda mais importante quando falamos de reuniões à distância, onde os participantes tendem a se distrair bem mais facilmente. Assim, quanto mais sucinta e objetiva a reunião for, mais resultados irá gerar.

Crie uma pauta completa

Outro ponto muito importante em reuniões, mas que é posto em prática por poucas pessoas, é a criação de pautas.

Criar uma pauta é essencial para fazer reuniões mais eficientes pelo simples fato de que é a pauta que vai ditar os assuntos que serão tratados no encontro.

Dessa forma, antes mesmo de marcar a reunião com os seus liderados, você deve elencar todos os pontos que serão tratados na reunião com o máximo de detalhes possível, incluindo ordem de fala, tempo máximo para cada tópico, etc.

Defina quanto tempo as pessoas terão para falar durante cada reunião

Hoje em dia as reuniões estão bem mais dinâmicas e participativas, onde os chefes dão vez e voz para que os seus colaboradores digam o que pensam.

Entretanto, para fazer uma reunião assertiva você precisa definir quanto tempo as pessoas terão para falar durante a reunião, se poderão responder perguntas e etc, bem ao estilo debate presidencial mesmo.

Para tanto, em primeiro lugar, defina quantas falas cada participante poderá ter, respeitando sempre o limite de tempo geral da reunião.

Em seguida, você deve definir quanto tempo cada fala poderá ter. Colocando esses pontos em prática você deixará o momento de reunião bem mais organizado, democrático e enriquecido.

Para concluir uma reunião, exponha as resoluções criadas

Por fim, ao final da reunião você precisa ter em mãos todos os pontos levantados, discutidos e definidos durante o encontro e fazer a exposição deles para os participantes.

Para tanto, será necessário que alguém tome nota de tudo que for definido nas conversas da reunião. Esse ato criará basicamente uma ata a ser divulgada.

Ao final da reunião, essa ata deve ser enviada por e-mail a todos que participaram da reunião e também àqueles que não estiveram presentes, como forma de consolidar o que foi decidido.