Com certeza você já ouviu falar que “tempo é ouro”, correto? Pois bem, por esse motivo fazer a gestão do tempo é essencial.
Olhando por outro lado, ter esse cuidado se torna ainda mais importante quando constatamos que na realidade do mundo atual o tempo parece passar mais rápido, o que dá a sensação de que 24h em um dia é muito pouco.
Logo, se não houver um bom gerenciamento do tempo, problemas de saúde graves, provocados pelo estresse, podem vir até mesmo a causar danos ao corpo.
O que é fazer gestão do tempo e qual a sua importância
A gestão do tempo nada mais é que um conjunto de boas práticas que visa organizar o dia a dia de determinada pessoa, alinhando todas as tarefas a serem concluídas.
Dessa forma, os processos são alinhados, o tempo é dividido e as técnicas utilizadas para realizar as tarefas são otimizadas.
No que diz respeito à importância da gestão do tempo, podemos afirmar que é essa prática que faz com que as pessoas possam ser mais produtivas e assertivas no trabalho.
Por outro lado, gerenciar bem o seu tempo irá abrir espaços na sua agenda que nem você mesmo sabia que tinha. Em decorrência disso, você terá mais tempo para lazer e para ter um contato de qualidade com a sua família, por exemplo.
Assim, podemos taxar a gestão do tempo como a solução definitiva para quem quer mais qualidade na vida profissional e também na vida pessoal e social.
10 táticas que você precisa para fazer gestão do tempo
Agora que você já sabe um pouco mais sobre a gestão do tempo, saiba também que é possível melhorar o gerenciamento do seu dia a dia, aí mesmo, diretamente da sua casa.
Os tópicos a seguir servem como um passo a passo para colocar essa gestão em prática de uma vez por todas.
1. Faça um planejamento
Antes de qualquer coisa, você precisa fazer um planejamento das tarefas e atividades que têm de cumprir.
Esse planejamento nada mais é que um listamento dessas tarefas e atividades, que pode ser feito em uma folha de papel, em uma planilha, num bloco de notas, etc.
No processo, divida a sua lista entre tarefas para o dia, para a semana e para o mês. Conforme for realizando, vá dando “check” nas atividades.
Além disso, escreva informações como horário, local e tempo máximo de cada atividade, para de fato diagramar o tempo corretamente.
Em suma, essa lista de planejamento serve como uma agenda de compromissos que devem ser realizados por você e ir dando baixa nos que forem cumpridos é uma forma de se organizar.
2. Defina as suas metas
Quando já estiver com todas as atividades necessárias anotadas, busque definir quais são as suas metas.
As metas são os seus objetivos e, portanto, os motivos para a realização das atividades.
Esse passo torna-se imprescindível para a manutenção da motivação, do sentimento de urgência e da disciplina, que são elementos indispensáveis para a realização das atividades.
Entretanto, tenha em mente que as suas metas precisam ser realistas e alcançáveis. Afinal, se você imaginar algo fora da realidade, possivelmente não irá alcançar e pode assim perder a motivação para continuar realizando as tarefas.
3. Estabeleça prazos
Outro ponto muito importante e que deve ser observado na hora de fazer a gestão do tempo, é o estabelecimento de prazos para o cumprimento das tarefas.
Por prazo, entenda a quantidade de minutos, horas ou dias que você terá para fazer determinada coisa.
Se você tem de trabalhar 8 horas por dia de segunda à sexta, por exemplo, deve colocar essa quantidade de horas como prazo para realização da carga horária diária, que deve entrar como uma das tarefas da sua lista.
Por outro lado, se você é um profissional liberal e presta serviços, deve delimitar quanto tempo leva, em média, para concluir cada trabalho e assim sucessivamente.
Nesse processo, leve em consideração deixar sempre uma margem de erro nos prazos estabelecidos. Isso porque nem sempre o tempo planejado se cumpre à risca.
Então, se você crê que vai levar 2 horas para realizar uma tarefa, por exemplo, anote 2h30 ou 3h para aquela atividade. Assim você evitará transtornos e estresse no dia a dia.
4. Faça o agendamento dos seus compromissos
Você lembra da lista que nós citamos no primeiro tópico do nosso passo a passo? Pois bem, você precisará dela aqui novamente.
No quarto passo do seu processo de gestão do tempo, você deve agendar todas as suas tarefas, de acordo com prazos, metas e outros aspectos.
Em resumo você deve estabelecer datas para cada uma dessas tarefas, de modo a poder dedicar um tempo de qualidade a elas.
Para essa atividade, utilize ferramentas como a Google Agenda ou qualquer outro tipo de agenda digital que você vier a encontrar na loja de aplicativos do seu smartphone.
5. Escolha entre aquilo que deve ser feito ou não
Até agora nós tratamos as tarefas do dia a dia como coisas que precisam ser feitas a todo custo. E, de fato, existem muitas coisas que precisam ser realizadas de forma obrigatória, como as tarefas do trabalho e domésticas, por exemplo.
Entretanto, todos nós temos coisas que podem ser dispensadas da nossa agenda. Algumas delas configuram até mesmo uma perda de tempo.
Assim, observe as tarefas que você anotou e veja dentre elas o que precisa ser feito e o que pode ser deixado de lado.
Ao rejeitar aquilo que você não precisa fazer, mais espaço estará sendo aberto na sua agenda, o que significa mais tempo.
6. Dê prioridade ao que for mais importante
Ainda falando sobre aquilo que deve ser feito ou não, queremos propor uma hierarquização das suas tarefas e dizer que você deve fazer primeiro – ou apenas – aquilo que for mais importante.
Classifique as suas tarefas da seguinte forma:
- Importantes e urgentes (devem ser feitas primeiro);
- Importantes mas não urgentes (podem ser feitas após as importantes e urgentes);
- Nem importantes nem urgentes (faça quando achar melhor e se realmente fizer sentido para você).
Fazendo essa classificação você não correrá o risco de deixar nada que é prioridade de lado para se dedicar a coisas supérfluas.
7. Delegue as tarefas que puder delegar
Como você viu no tópico acima, durante o processo de estabelecimento de uma boa gestão do tempo, você vai encontrar tarefas que não são importantes nem urgentes.
Bons exemplos desse tipo de tarefa são dar banho em um pet, comprar pão, lavar o carro, etc.
Todas essas tarefas que não são tão importantes nem urgentes podem ser delegadas por você a outras pessoas.
Portanto, peça a algum parente ou até mesmo contrate um profissional para executar esses afazeres. Isso também é uma forma de aumentar o seu tempo e melhorar o seu foco naquilo que é mais urgente e importante.
8. Não procrastine
Se existe um ladrão de tempo que prejudica o gerenciamento do dia a dia esse é a chamada procrastinação.
O ato de procrastinar é, basicamente, adiar o que precisa ser feito com urgência. E claro, você precisa se livrar desse mau hábito se quiser organizar o seu tempo.
Uma boa dica para evitar procrastinar é manter o entretenimento longe do seu local de trabalho, sobretudo se você trabalha em home office.
Evite deixar o celular na mesa de trabalho, a não ser que seja indispensável, não ligue televisores, não converse com outras pessoas, etc.
Além disso, crie um sistema de recompensas por tarefas realizadas em tempo hábil. Como exemplo, determine a si próprio que terá 10 minutos de descanso a cada tarefa realizada sem interrupções.
Essa prática aumentará a sua eficiência no trabalho, a sua disposição e o seu tempo livre para fazer o que gosta, depois de ter concluído o que precisava ser feito.
9. Programe pausas durante o trabalho
Pode até não parecer, mas uma boa gestão do tempo também inclui a programação de pausas, que devem ser feitas durante o horário de trabalho.
Essas pausas, que podem ser feitas como recompensas ao cumprimento de tarefas, como citamos no tópico anterior, servem para descansar mesmo que por pouquíssimo tempo.
Vale destacar que definir o momento das pausas no trabalho talvez não seja possível para muitas pessoas, uma vez que alguns empregadores não permitem.
Portanto, analise a sua rotina de trabalho e veja onde – e se – pode incluir as pausas. Aproveite esses momentos para caminhar, tomar uma água, etc.
10. Evite fazer muitas coisas ao mesmo tempo
Por fim, mas não menos importante, durante o seu processo de gerenciamento do tempo evite fazer muitas coisas de uma só vez.
Inclusive, você viu ao longo do artigo que fazer gestão do tempo é justamente delimitar espaços exclusivos para cada atividade a ser realizada.
Assim, durante o seu horário de trabalho, por exemplo, termine uma tarefa por vez e faça o que tiver de fazer organizadamente. Isso também vale para qualquer outro tipo de atividade.