Desde que a Organização Mundial da Saúde (OMS) declarou, em 11 de março, que estamos vivendo uma pandemia do novo coronavírus, empresas vêm buscado alternativas para lidar com os diversos tipos de impactos sobre suas operações.
Um ponto de atenção dentro das organizações tem sido a continuidade dos processos de emissão e renovação de certificações – essenciais para o funcionamento de muitos negócios.
O Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro) já havia implementado, em 2019, algumas normativas relacionadas a trabalho remoto, que vinham sendo aplicadas pontualmente. Contudo, foi por meio do Ofício Circular nº 5/2020/DICOR/CGCRE-Inmetro, de 25 de março deste ano, que o mercado encontrou um caminho para manter o fluxo dessas atividades.
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As certificadoras passaram a ter autorização para fasear eventos, sem prejuízo à qualidade da acreditação. Também receberam sinal verde para realizar auditorias remotas, via Skype, Teams, Zoom ou ferramentas semelhantes que permitam o compartilhamento de telas, bem como postergar as visitas em campo para depois do surto da Covid-19.
Em paralelo, a autarquia federal flexibilizou prazos: caso o calendário de recertificação fique comprometido por motivos exclusivamente relacionados à pandemia, haverá uma extensão da validade em até seis meses após a data original de vencimento. Incluem-se no ofício as certificações dos Sistemas de Gestão de Qualidade (SGQ) ISO 9001, Ambiental ISO 14001 e PBQP-H/SiAC – Sistema de Avaliação da Conformidade.
As medidas são bem-vindas, visto que a acreditação de produtos e serviços, além de atestar o compliance com requisitos regulatórios, também garante maior vantagem competitiva e melhor posicionamento de mercado. Estes são elementos extremamente valiosos, principalmente agora.
Quando se opta pela auditoria à distância, a certificadora cria um cronograma, de forma que os procedimentos sejam divididos em duas etapas: a primeira inclui todas as ações remotas, enquanto a segunda embute as futuras verificações presenciais. Essa forma de conduzir os trabalhos é vantajosa porque adianta ou mantem processos em curso, de modo que, ao final da pandemia, a conclusão e emissão de documentos permanecem ágeis para as empresas.
Certamente, a segurança da informação e o controle dos dados devem receber atenção, sobretudo nas organizações que ainda não se transformaram digitalmente. Ainda assim, cabe destacar que os únicos documentos compartilhados nessas acreditações online são aqueles relacionados aos sistemas de gestão – portanto, arquivos não confidenciais. Experiências recentes demonstraram a confiabilidade da solução.
A tecnologia, que hoje viabiliza trabalhos de acreditação em caráter de excepcionalidade, deve se incorporar a práticas corriqueiras. Geralmente, é assim que acontece: torna-se um caminho sem volta. A pandemia abre, portanto, uma oportunidade para que organizações abraçam de vez a cultura digital.
Sobre a autora
Mayara Zunckeller é gerente de operações na TÜV Rheinland.
A TÜV Rheinland significa segurança e qualidade em quase todas as áreas de negócios e da vida. Fundada há cerca de 150 anos, a empresa é uma das principais fornecedoras de serviços de teste do mundo, com mais de 20.000 funcionários e receita anual de 2 bilhões de euros. Os especialistas altamente qualificados da TÜV Rheinland testam sistemas e produtos técnicos em todo o mundo, apoiam inovações em tecnologia e negócios, treinam pessoas de várias profissões e certificam sistemas de gerenciamento de acordo com padrões internacionais. Dessa forma, os especialistas independentes geram confiança nos produtos, nos processos das cadeias globais que agregam valor e no fluxo de commodities. Desde 2006, a TÜV Rheinland é membro do Pacto Global, das Nações Unidas (ONU), para promover a sustentabilidade e combater a corrupção. Site: www.tuv.com