Ferramenta indispensável quando o assunto é o pacote Office, o Excel é visto como desafiador para muita gente.
Porém, é uma ferramenta fundamental no dia a dia das empresas, pela facilidade na organização das informações por planilhas e no poder de cálculos completos que otimizam o cotidiano.
Por isso, a Hashtag Treinamentos, principal empresa especializada em Excel da América Latina, além de obter o maior canal sobre o tema, com 1 milhão e 200 mil inscritos e 65 milhões de visualizações, reúne algumas dicas para quem quer dominar a plataforma, seja para uso pessoal ou para atingir o sucesso em provas sobre a ferramenta.
Estas são as 10 coisas que você precisa aprender sobre Excel
1- Criar lista suspensa com Validação de Dados
Primeiro, é necessário selecionar toda a célula onde quer ativar a ferramenta. Depois, clique em Dados > Ferramentas de Dados > Validação de Dados.
Nas configurações, em Critério de validação, selecionar Lista e definir como Fonte as alternativas possíveis, separando-as com ponto e vírgula (;).
Também é possível inserir uma mensagem como alerta de erro, para quem tentar acrescentar uma informação inválida nas células.
2- Formatação condicional
Para começar, selecione os dados onde você quer utilizar a formatação condicional. Vá em Página Inicial, e depois em Formatação Condicional.
Em seguida, vá em Realçar Regras das Células e escolha a opção mais adequada, sejam valores, textos ou datas, por exemplo.
A ferramenta fornece uma série de formatações específicas que auxiliam na visualização mais intuitiva de dados importantes.
3- Fórmulas Básicas
O Excel fornece uma série de fórmulas que ajudam na resolução instantânea de questões.
Entre as principais, estão: Função SOMASE, que auxilia em somar com condições, função MÉDIASE, para obter a média de acordo com uma condição e a função ARRED, para fazer arredondamentos.
As fórmulas básicas podem ser acessadas a partir do uso de “=” em uma célula nova. Após escolher o comando a ser executado, o Excel fornece a fórmula completa a ser seguida.
4- Fórmula SE
Uma das funções mais populares da ferramenta, a Fórmula SE faz comparações lógicas entre dois valores para executar uma ação, sempre de acordo com o resultado.
A partir da fórmula: “=SE(teste lógico;valor se verdadeiro;valor se falso)”, é possível classificar uma situação de acordo com a necessidade.
5- Fórmula PROCV
A Fórmula PROCV, que significa “procurar na vertical”, pode ser encontrada a partir do código “=PROCV”. A partir daí, basta seguir o que pede a fórmula.
Confira o passo a passo: “=PROCV(O que deseja pesquisar, onde deseja pesquisar, qual o número da coluna no intervalo que contém o valor a ser retornado, e se deseja que retorne com uma correspondência Aproximada ou Exata, opções indicadas como 1/TRUE ou 0/FALSE”.
6- Fórmula SOMASES
Uma espécie de evolução da popular fórmula SOMASE, a SOMASES é a junção da função SOMA com a função SES, ou seja, uma soma com mais de um critério para ter um resultado específico.
A função permite somar com mais de uma condição dentro da mesma função, criando mais facilidade para criar um resumo gerencial ou fazer análises mais detalhadas de alguns dados, por exemplo, o que permite a criação de dashboards ainda mais completos.
7- Tabela Dinâmica
A Tabela Dinâmica pode ser utilizada de diversas formas e aplicações, permitindo análises de forma rápida e prática.
A função pode ser localizada na guia Inserir, seguido de Tabela Dinâmica, no campo das Tabelas.
Assim, é possível criar divisões de dados a partir de campos como “Filtros”, “Colunas”, “Linhas” e “Valores”.
8- Gráfico com Eixo Secundário
O Eixo Secundário é uma opção simples do Excel.
É também muito útil para misturar informações que possuem escalas diferentes.
A criação de gráficos no Eixo Secundário permite um aprimoramento dessas ferramentas, tornando-as mais completas e atraentes.
Logo, para acessar, basta ir em Inserir, selecionar um tipo de gráfico, incluir os dados nas divisões corretas.
Depois, basta selecionar uma das divisões, com o botão direito do mouse, ir em Formatar Série de Dados e selecionar o Eixo Secundário. As informações ficarão sobrepostas.
Para resolver esse problema, basta selecionar novamente a divisão e transformá-la em outro modelo de gráfico.
9- Fórmulas de Texto
Não só de números vive o Excel. As planilhas também estão repletas de textos, que precisam ser geridos e possuem fórmulas específicas.
A função TEXTO no Excel pode ser usada, por exemplo, para gerenciar datas.
Nesse caso, quando precisamos alterar datas para um formato específico, podemos passar a célula para essa função. Algumas fórmulas de texto são vitais para o uso nas empresas.
10- Configuração de Tabelas
Por último, outra dica importante é saber como deixar tabelas mais organizadas.
Portanto, para organizar a largura das colunas, basta selecionar todas as informações da coluna e dar um duplo clique, para um auto ajuste.
Para inserir bordas, basta novamente selecionar tudo, ir na Página Inicial, em Fonte, selecionar Bordas e clicar em Todas as Bordas.
Também é possível destacar o título, com outras cores ou até mesmo filtros.
SOBRE A HASHTAG TREINAMENTOS
A Hashtag Treinamentos surge após o então estudante de Engenharia de Produção João Paulo Martins perceber a dificuldade dos colegas de faculdade em utilizarem o programa Excel.
Reuniu a demanda do mercado pelo conhecimento do programa com a paixão por ensinar, e em 2015 fundou a empresa em Niterói (RJ).
Em 2016 com a chegada do sócio João Paulo Lira a Hashtag Treinamentos a empresa passou para o digital e ampliou a área de atuação: além de Excel e de terem criado o maior canal sobre o tema com mais de 1 milhão de inscritos, hoje a empresa oferece cursos também nas áreas de programação e ciência de dados.